Je to vůbec zapotřebí?
Osobní porady jsou jedním z nejrychlejších a nejefektivnějších způsobů týmové práce a řešení problémů. I zde však platí, že než nějakou schůzku zorganizujete nebo se jí zúčastníte, zamyslete se, zda je opravdu zapotřebí a nelze ji v některých případech nahradit emailem nebo krátkým telefonátem.
Omlouvám se, nemohu
Každé pozvání má svůj důvod a pokud jednou schůzku schválíte, je s Vámi počítáno. Pokud přesto nastane okolnost, která Vám nedovolí se porady účastnit, okamžitě kontaktujte organizátora. Jedná se o základní projev úcty k času a vytíženosti kolegů.
Není cíl, není cesta
Důležité pro hladký průběh je také stanovení bodů jednání a cílů porady. Když nemáte směr, může se stát, že budete v diskuzi bloudit v kruzích. Obsah a tempo porady z velké části určuje moderátor, který také hlídá dodržení časového rámce.
Štěstí přeje připraveným
Dobrá příprava jak na straně organizátora, tak všech účastníků, je pro úspěch schůze rozhodující. Každý pozvaný by měl v předstihu získat informace o programu porady a relevantní podklady, aby se mohl na jednání připravit a byl v obraze.
Je tam Karel vůbec potřeba?
Příliš velká skupina účastníků zpravidla spíše škodí a ve finále může být kontraproduktivní. Organizátor by si měl vyhodnotit, kdo je pro řešení problematiky přínosem a pouze toho pozvat, samozřejmě s dostatečným předstihem. Vybraní kolegové, kteří se schůzky účastní, by měli být aktivní a nebát se vyjádřit svůj názor.
Finty a triky
Praxe i různé studie prokázaly, že jednoduchými nápady lze schůzky výrazně zefektivnit. Jednou z nich jsou například porady ve stoje, které vedou k větší pozornosti. Mezi další ozkoušené typy patří například zákaz mobilních telefonů, nečekání na opozdilce či vyhlášení krátkých pauz při delších jednáních.
Porada fajn. A co dál?
Každý mítink bude mít účinek pouze tehdy, pokud budou slova proměněna v činy. Toho dosáhneme tím, že na schůzi stanovíme osobní odpovědnosti za jednotlivé úkoly a pro kontrolu provedeme zápis. Je vhodné také zaznamenávat během schůze nejdůležitější body na flipchart či tabuli – zabráníme tak následným nedorozuměním. Další schůzka by pak ideálně měla začít kontrolou plnění zadaných úkolů.